Comunicarea corectă este esențială dacă vrei ca sala ta de fitness să atragă cât mai mulți clienți și să aibă o imagine respectabilă pe piața din domeniu. Deși pare floare la ureche să trimiți și să răspunzi la email-uri, există câteva reguli pe care trebuie să le respecți, astfel încât să dai dovadă de profesionalism. Iată cum să comunici corect prin email ca să crești valoarea clubului tău de fitness.
Scrie email-uri clare
Indiferent că e vorba despre email-uri pe care le schimbi cu partenerii de afaceri sau cele adresate clienților este foarte important să folosești un limbaj clar și să te faci înțeles cu ușurință. Nu intra în detalii prea amănunțite decât atunci când este cazul, în rest păstrează mesajul scurt și la obiect. Aceeași regulă de comunicare corectă prin email se aplică și când completezi rubrica „Subject”. Trebuie să fii clar și concis, astfel încât interlocutorul să știe despre ce e vorba înainte să deschisă mesajul.
Folosește o adresă de email profesională
Poți să ai cea mai cool sală de fitness din lume, dacă unul dintre potențialii tăi clienți sau parteneri de afaceri se conversează cu ”gigi_duru@yahoo.com” e foarte greu ca discuția respectivă, la altfel ca întregul tău brand, să fie luată în serios. Una dintre regulile de comunicare prin email este să ai o adresă de email profesională care să includă numele tău.
Încearcă să nu utilizezi o adresă de email care folosește @yahoo sau @gmail, ci numele sălii tale de fitness. Astfel, lucrurile sunt mult mai clare pentru interlocutorul tău. De asemenea, poți să-ți configurezi email-ul în așa fel încât la rubrica FROM să apară numele tău și al firmei. De exemplu, un mail de la ”George Damian | UPfit.one” nu o să te ducă cu gândul la Spam sau viruși așa cum o poate face un mesaj de la „eu _cel_mai_tare@gmail.com”.
Atenție la vocabular și gramatică
Sala ta de fitness poate atrage un număr mai mare de clienți dacă știi cum să comunci corect prin email. Astfel, e foarte important să folosești limbajul potrivit. Nu o să te conversezi cu toată lumea pe același ton, însă trebuie să ai grijă ce fel de cuvinte folosești. De exemplu, într-un email cu un partener de business pe care-l cunoști personal și cu care ai o relație amicală poți să folosești expresii colocviale pe care le-ai folosi într-o discuție față în față. Dacă e vorba însă de o persoană cu care nu ești familiar trebuie să fii ceva mai atent. Nu prescurta cuvinte și nu folosi expresii joviale. Încearcă să găsești un echilibru între limbajul politicos și cel prietenos. De exemplu, nu e în regulă să începi un email cu Sal, Hey sau Yo, ci mai degrabă Bună, Salut sau Bună ziua.
De asemenea, indiferent că e vorba de membrii sălii tale de fitness sau de colaboratori, ai mare grijă la greșelile gramaticale. Dacă nu ești sigur că ai pus destui ”i” unde trebuie sau dacă ai cratima în locul potrivit fă o verificare pe Google sau întreabă un coleg. Un email plin de greșeli denotă lipsă de profesionalism.
Atenție la punctuație și Caps Lock
Nu o să te pun să recapitulezi regulile după care se pune virgula, ci mai degrabă vreau să-ți atrag atenția asupra modului în care folosești semnul exclamării. În general, încercă să nu închei frazele așa decât dacă vrei să transmiți o emoție pozitivă. Altfel, pare că-ți cerți interlocutorul. La fel stau lucrurile și în cazul cuvintelor scrise în totalitate cu litere mari. ”NU AM PRIMIT NICIUN RĂSPUN” se traduce în țipete.
Semnătura de la finalul email-ului să conțină și numele sălii tale de fitness
Adresele de email pe care le folosești pentru afacerea ta trebuie să aibă semnătură (signature block). Poți să-ți configurezi email-ul în așa fel încât ele să se genereze automat. Acest text trebuie să conțină numele tău, poziția pe care o ai în cadrul firmei, numele sălii de fitness. De asemenea, poți adăuga: numărul de telefon, adresa sălii de fitness, site-ul clubului de fitness sau alte detalii de contact care ți se par importante (contul de LinkedIn, Twitter, Skype, Facebook etc.).
Folosește un font clasic
Dacă vrei ca email-urile trimise din partea sălii tale de fitness să fie profesionale trebuie să folosești un font pe măsură. Alege variantele de text clasic și citeț.
Email-urile nu sunt confidențiale
Nu uita că atunci când vine vorba de email-uri acestea nu sunt confidențiale. În discuțiile cu partenerii nu scrie nimic din ceea ce nu ai vrea să ajungă și la alți ochi. La fel, în ceea ce privește discuțiile cu membrii clubului de fitness sau cu potențialii clienți, nu da detalii care nu-l privesc pe interlocutor.
Înainte să apeși send recitește tot
E foarte probabil să ai de răspuns la zeci email-uri, iar multe dintre ele necesită răspunsuri cât mai repede. Chiar dacă ești în grabă recitește ce ai scris, cel puțin o dată, înainte să apeși send. Ai grijă să nu ai greșeli de scriere, verifică dacă adresa destinatarului este cea corectă, dacă ai pus documentele care trebuie în atașament, dacă ai semnătura etc.
Răspunde în timp util
Este foarte important ca membrii sălii tale de fitness, cât și potențialii clienți să primească răspunsuri în timp util atunci când ți se adresează prin email. Ai grijă să nu treacă mai mult de 24 de ore de când ai primit email-ul până când răspunzi. Desigur, unele email-uri nu suportă atât de multă amânare și trebuie să răspunzi cât mai repede posibil.
